Le RGPD ou règlement général sur la protection des données est effectif depuis mai 2018 pour être appliqué en entreprise grâce à des outils adaptés. Le principal objectif de cette mise en place est l’assurance et la protection des données personnelles fournies par l’entreprise ou l’institution. Il est donc indispensable de savoir anticiper les demandes, accompagner chaque requête, corriger les erreurs et avoir accès à la bonne information. Il faut donc un outil de gestion des données pour qu’un RGPD soit parfaitement respecté.
Un logiciel automatisé pour mieux gérer les données personnelles
La gestion quotidienne des informations collectées passe essentiellement par l’adoption d’un logiciel automatisé. Il dispose d’une base solide pour gouverner l’information RGPD compatible étant donné qu’il a le pouvoir de :
- Lister l’ensemble des données traitées et automatisées ;
- Mettre à jour la base documentaire en temps réel ;
- Avoir facilement accès aux données sensibles dans les ensembles structurés ou non ;
- Procéder à la création d’une cartographie des traitements ;
- Créer un nouveau registre des traitements ;
- Passer à l’édition d’un bilan annuel susceptible d’être demandé par la CNIL pour contrôle ;
- Modifier, exporter ou supprimer des données suite à la demande de leurs propriétaires.
Grâce à cet outil RGPD, vous avez la possibilité d’avoir un point d’accès centralisé. Celui-ci vous permet de rechercher une information suite à la demande des personnes concernées ou de la CNIL dans le cadre d’un contrôle. L’information est qualifiée plus tôt. En ayant une meilleure efficacité au niveau de la gestion des données, vous êtes assuré d’être conforme aux exigences de la CNIL.
Le PIA : un outil RGPD pour une meilleure conduite d’analyse d’impact liée à la protection des données personnelles
Pour un premier pas dans le RGPD, il est indispensable d’avoir recours à un outil dédié à la cartographie des traitements de données effectués au sein de l’entreprise. Pour information, la CNIL met à votre disposition un logiciel open-source pour répondre à votre besoin par rapport à cela. Il s’agit du PIA ou Privacy Impact Assessment. Même si vous pouvez trouver d’autres outils RGPD chez d’autres prestataires IT, il vaut mieux utiliser celui qui est proposé par la CNIL. C’est plus fiable. D’ailleurs, c’est plus sûr que vous allez répondre à ses exigences en ayant recours à ce qu’elle a mis en place.
Le PIA permet effectivement d’accompagner et de faciliter la conduite d’une analyse d’impact qui est relative à la protection des datas. Pour rappel, notez que celle-ci est obligatoire depuis la mise en place du RGPD en 2018.
Le PIA s’articule essentiellement autour des axes ci-après :
- Une méthode d’analyse d’impact qui est proposée par la CNIL et dotée de nombreux outils de visualisation permettant de comprendre l’état des risques du traitement étudié en un seul coup d’œil ;
- Une liste des points juridiques qui ont pour rôle de garantir la licéité du traitement. Elle est généralement accompagnée de mesures protectrices des droits de chaque individu concerné ;
- Un statut « open source » qui permet au logiciel de mieux s’adapter à vos besoins, mais aussi de recevoir d’autres nouvelles fonctionnalités.
Dans votre projet de gestion des données personnelles, le PIA risque de devenir rapidement votre meilleur allié. Avec votre couple de partenaires experts, notamment votre cabinet juridique et votre prestataire IT, vous allez avoir une équipe d’enfer. Bien équipée, avec ses outils RGPD, elle va vous accompagner dans tout ce qui concerne la mise en conformité RGPD de votre entreprise. Bien qu’il ne soit pas l’unique solution, le PIA est la plus conforme et la plus fiable pour mieux répondre à vos besoins et aux exigences de la CNIL. Avec le temps, une myriade d’applications va sûrement encore voir le jour.
